Börja skriv din sökterm

2015/01/19

4 min

Ordning och reda i styrelsens arbete

En bra styrelse har ordentliga rutiner för sitt arbete. Det är grunden för ett effektivt styrelsearbete. Klara riktlinjer och rutiner gör det också lättare att upptäcka eventuella problem i tid.

En styrelse behöver ett instrument för att strukturera upp styrelsens arbete. Då kan styrelsen upprätta en arbetsordning över sitt arbete. Denna kan till exempel fastställa hur ofta styrelsen ska ha möten, när kallelser ska gå ut och vilket typ av rapportering som krävs. Det är också bra med rutiner för när protokoll ska skickas ut efter ett möte så att dessa omgående blir justerade. Om detta inte sker kan det leda till att saker inte genomförts, trots att styrelsen fattade beslut för länge sedan. För bolag som är publika ställer Aktiebolagslagen krav på en skriftlig arbetsordning.

Strukturen på styrelsearbetet är viktig för att styrelsen ska kunna bedriva ett effektivt arbete.  Styrelsemötena ska till exempel användas till beslut och inte till genomgångar av underliggande material. Tyvärr är det ganska vanligt med långa styrelsemöten där man nästan sitter och läser innantill i papperen, i stället för att ledamöterna har fått underlagen i god tid innan mötet. En bra styrelseledamot är förberedd innan mötet och har gått igenom material som skickats ut inför mötet.

Begripliga protokoll
En annan punkt som många företag kanske inte har ordning på är protokollförandet. Styrelsens sammanträden ska protokollföras. Det är en viktig dokumentation av styrelsens arbete. Men det är vanligt att protokollen är så kortfattade att man i efterhand inte kan läsa ut hur beslut har fattats. I styrelseprotokollet kan det stå ”beslut fattat enligt vd:s presentation”. Fem år senare har man ingen aning om vad det var för presentation. Protokoll ska kunna plockas fram senare och en person som inte var med ska kunna läsa ut vad som hände och vilka beslut som fattades. Protokollet kan vara kort skrivet, men innehållsrikt.

Protokoll är även tänkta att användas till uppföljningar, till exempel för att i slutet av året kontrollera att styrelsens arbete ligger i linje med det som beslutats.

Bevisfunktion när det gått snett
Om det går snett i ett företag blir protokoll och annan dokumentation extra viktig. Skulle det gå riktigt illa fyller protokollen en bevisfunktion. Säg till exempel att en enskild styrelseledamot har varit oense med resten av styrelsen. Då är det viktigt att det finns dokumenterat i protokollet. Det är också viktigt att underlag för stora beslut biläggs i protokollen så att det syns vilka underlag styrelsen har haft när de fattat beslut.

Styrelser bör ha en protokollförare. Det behöver inte nödvändigtvis vara en styrelseledamot – för ledamöterna behövs i diskussionerna. Och den som för protokoll ska inte ge sig in i diskussionen, utan bara föra protokoll kring vad som sägs.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.

 

Hur kan du utveckla ditt företag?

Ibland kan det vara svårt att se de möjligheter till utveckling och effektivisering som finns i företaget. Vi har lång erfarenhet av de utmaningar som du och ditt företag kan ställas inför – oavsett om det gäller revision, redovisning, skatt eller rådgivning.

Relaterade artiklar

Så här köper du lagerbolag

Om du vill starta en ny verksamhet och driva den som ett aktiebolag kan du köpa ett lagerbolag. Ett lagerbolag är ett färdigregistrerat aktiebolag som aldrig bedrivit verksamhet. Du kan välja ett räkenskapsår som passar din verksamhet. Att starta ett nytt företag på det här sättet är snabbt, smidigt och enkelt.

Vilka ska sitta i styrelsen?

Vad ska man tänka på vid rekrytering av en styrelse? Hur ska styrelsen vara sammansatt och vilka kompetenser behövs? Styrelsen består av en grupp människor och i slutändan är det gruppen som helhet som är viktigast.

5 min

Koll på aktieboken

Alla svenska aktiebolag ska föra aktiebok. Att låta bli är ett brott mot aktiebolagslagen som kan ge fängelse eller böter. Aktieboken är ett register över aktieägarna i bolaget och deras aktieinnehav. Det ligger till grund för ägarnas rättigheter i bolaget och ger bolagets intressenter möjlighet att bedöma aktuella ägarförhållanden.

2014/12/02

4 min