Drivkraft

Ange ditt sökord

2015/02/02

6 min

Konferenser ska ge valuta för pengarna

Många företag genomför konferenser för att samla sina medarbetare och kunder. Det kan handla om utbildningar, kickoffer och kundträffar. En vanlig fråga kring konferenser är vad som är avdragsgillt och inte.

Det finns inte några tydliga skatteregler när det gäller konferenser. Därför blir avdragsrätten en ren bedömningsfråga. Utgångspunkten är att kostnaden ska vara till uppenbar nytta för företagets verksamhet. Inslaget av rekreation får inte vara alltför stort i förhållande till själva konferensen. Det är inte förbjudet att bada, spela golf eller ägna sig åt andra trevliga sysselsättningar, men det förutsätter att detta sker i rimlig omfattning.

Sex timmars arbete per dag
En tumregel är att konferensen ska innehålla minst sex timmars arbete per dag. Denna ”sextimmarsregel” är inte något som allmänt tillämpas av Skatteverket, men utgångsläget för en diskussion kring skattefrågan är ganska bra om regeln tillämpas.

I viss mån kan rekreation och nöje koncentreras till en heldag, till exempel efter tre till fyra dagar med normal arbetstid. Däremot accepteras inte att arbetet komprimeras till ett par överfulla dagar följt av extra mycket ledig.

Spara dokumentation
Det ska finnas ett program för konferensen. Programmets alla delar ska specificeras och det måste finnas substans i lektions-/arbetstimmarna. Därtill kommer kravet på att konferensen ska vara till nytta för företaget. Det är viktigt att spara program och annan dokumentation. Bäst är om det finns kopior av dokumentationen som bilaga till verifikationen.

Bokförs som personal- eller försäljningskostnad
I normalfallet är kostnader för konferenser skattemässigt avdragsgilla. Någon beskattning av konferensdeltagarna blir inte heller aktuell. Bokföringsmässigt hanteras konferenser för egna medarbetare som personalkostnader och bokförs på kontot för utbildning. Gäller konferensen företagets kunder bokförs den som en försäljningskostnad. Det handlar således inte om representation.

Momsen är avdragsgill om kostnaden är avdragsgill vid inkomstbeskattningen. Den som är tveksam till om kostnaden är avdragsgill eller skattepliktig kan redovisa detta öppet i sin deklaration.

Bedömning av rimlighet
Konferensens kostnader för resor, program, nöje och måltider ska kunna bedömas som rimliga. Om konferensen omfattar middag är det rimligt att middagen inkluderar ett par glas vin av normal karaktär.

När det gäller avstånd finns det inga begränsningar, men även här måste kostnaden vara rimlig då den vägs mot nyttan för företaget. Troligen kommer ett program från en konferens i Västindien att granskas mer noggrant än motsvarande konferens i Sverige.

Det är populärt att förlägga konferenser till ett veckoslut i någon europeisk huvudstad. I dessa fall är det särskilt viktigt att program och arrangemang är omsorgsfullt genomarbetade. Kostnaden kommer också vägas in i bilden. Ett alltför exklusivt boende och leverne kan ifrågasättas.

Förmån för medföljande
Ibland följer respektive med på konferenser. Om företaget betalar resa, mat, logi och rekreation för respektive är det en förmån som medarbetaren ska beskattas för.

Om en kund har med sig sin respektive är det enklast om den medföljande personen själv betalar sin del av arrangemanget. Det omfattar då inte konferensens kostnader för exempelvis föreläsare och konferenslokaler.

Belöningsresor beskattas
Belöningsresor, exempelvis för ett försäljningsmål som har uppnåtts, är inte konferenser. Deltagarna beskattas då fullt ut. Det får inte finnas något urvalssystem baserat på arbetsinsatser eller liknande när företaget bestämmer vem som får delta på en konferens.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.

Hur kan du utveckla ditt företag?

Ibland kan det vara svårt att se de möjligheter till utveckling och effektivisering som finns i företaget. Vi har lång erfarenhet av de utmaningar som du och ditt företag kan ställas inför – oavsett om det gäller revision, redovisning, skatt eller rådgivning.

Relaterade artiklar

Välkommen till Drivkraft

Kontakt

Är du intresserad av våra tjänster? Vill du göra en offertförfrågan? Kontakta oss via formuläret nedan så återkommer vi så snart vi kan. Du kan även kontakta ett lokalt kontor.

Nyhetsbrev