Företagets ekonomiavdelning ska dels vara en kontrollfunktion som följer regler och uppfyller krav från myndigheter, dels en strategisk rådgivare till företagets ledning och chefer. Det kan vara svårt att hinna med – särskilt om avdelningen ägnar mycket tid åt administration.

Lägger din ekonomiavdelning mycket tid på felrättning? Är processen för attestering långsam och ostrukturerad med påminnelser och räntefakturor som följd? Gör ekonomiavdelningen många manuella avstämningar? Får du bokslutet för december först i april? Måste du sammanställa dina beslutsunderlag själv, eftersom ekonomiavdelningens rapporter inte är anpassade för dina behov?

Frigör resurser till andra prioriterade uppgifter
Genom att effektivisera rutinerna för kund- och leverantörsfakturor samt bokslut och rapportering kan ekonomiavdelningen frigöra resurser till andra prioriterade uppgifter. Ju mindre resurser det löpande arbetet kräver, desto mer tid kan medarbetarna lägga på analys och affärsstöd. Det resulterar bland annat i punktlig och tillförlitlig information från ekonomiavdelningen, maximal nytta av investeringar i affärssystem, minskade driftskostnader för ekonomiorganisationen och bättre kassaflöde.

Fyra tips

1. Allt effektiviseringsarbete bör utgå från ett övergripande mål. Vill du minska företagets kostnader eller spara tid? Vill du skapa möjligheter för ökad support till den övriga verksamheten?
2. Gör en nulägesanalys. Till att börja med kan du rikta in analysen på en av avdelningens huvudprocesser, till exempel hanteringen av leverantörsfakturor. Hur ser processen ut i dag? Vad kan göras bättre? Hur ligger ni till jämfört med andra företag? Se över ekonomiavdelningens kompetens och organisation. Är avdelningen rätt bemannad för att kunna vara ett stöd för verksamheten?
3. Använder du företagets affärssystem på ett optimalt sätt? Bygg rapporter i systemet som minimerar det manuella arbetet. Ta fram mallar som underlättar bokslutsarbetet. Ta hjälp av rapporteringsverktyg, fakturaskanning och andra digitala verktyg, men se till att anpassa verktygen efter verksamheten och inte tvärtom.
4. Sist men inte minst – avgörande för en framgångsrik effektivisering är att arbetet förankras i hela företaget. Resultatet blir bäst om alla som berörs av processerna är delaktiga i förändringsarbetet.

För mer information kontakta Greger Albert.