Många företag outsourcar sina lönefunktioner. Företag vill undvika de investerings- och resursbehov som krävs för att ha en fungerande löneavdelning eller minska sårbarheten i löneprocessen.

En outsourcing av lönefunktionen bör, liksom annan outsourcing, ses som ett långsiktigt åtagande. Så vad behöver du tänka på för att din outsourcinglösning ska bli lyckad? Här kommer fyra tips baserade på vår erfarenhet.

1. Base-Line. Alla beslut måste kunna utvärderas – så även ett outsourcingbeslut. För att kunna göra en utvärdering måste du först fastställa var verksamheten står i dag. Fastställ befintliga leverans- och kvalitetsnivåer, system- och personalkostnader samt risker i befintliga processer. Dokumentera dessa och sätt upp mål för respektive kategori.
2. Behåll beställarkompetens. En outsourcinglösning innebär att minst två parter har del i en process. Leveransen kan aldrig bli bättre än kraven som ställs på den. För att företagets lönetjänst ska fungera bra måste det finnas kompetens som kan klargöra vilka krav verksamheten har, som kan kommunicera trovärdigt internt och som kan delta i utvecklingen av löneprocessen. Utan denna kompetens riskerar outsourcinglösningen att bli statisk och därmed inaktuell över tid.
3. Inte bara ”lönekörning”. Löneprocessen är inte en isolerad process i din verksamhet. Det är viktigt att definiera gränssnitt mot angränsande processer som produktion, HR och ekonomi för att undvika att aktiviteter eller information faller mellan stolarna. Krav som bör ställas på outsourcingleverantören är kompetens och förmåga att förstå hur lönefunktionen integrerar med andra delar av verksamheten. Leverantören måste också ha rutiner för att säkerställa datavalidering mellan dessa.
4. Rätt i dag – men i morgon? Vi vet hur lönehanteringen fungerar i dag och vilka brister eller styrkor vi vill beakta i en upphandling. Men vem vet hur kraven ser ut i morgon eller vilka krav omvärlden har på oss? Hur ska vi möta dessa krav? I samband med outsourcing är det viktigt att fokusera på verksamhetens krav på output och dokumenterad kvalitetssäkring – inte på hur en eventuell leverantör utför sina aktiviteter.  Ställ krav på att leverantören har en fungerande struktur för omvärldsbevakning och processutveckling. Var samtidigt beredd på att anpassa verksamhetens aktiviteter och ansvar internt, så att ni gemensamt kan etablera så effektiva och säkra processer som möjligt.

Vill du veta mer om EY och våra outsourcingtjänster för lön och HR är du välkommen att kontakta Ulrika Sandstöm.