I Sverige ska räkenskapsmaterial sparas i sju år. Det innebär att du måste arkivera alla kvitton, all dokumentation och samtliga underlag för all din bokföring minst sju år tillbaka i tiden.

Reglerna för arkivering gäller även räkenskapsmaterial som bara finns i elektronisk form. Tänk därför på att ofta ta säkerhetskopior på ditt räkenskapsmaterial ifall någonting oförutsett skulle inträffa.

Vad ska sparas?
De räkenskapsmaterial som enligt bokföringslagen ska sparas omfattar tre kategorier. Den första kategorin avser:

• balansräkning
• grund- och huvudbokföring
• sidoordnad bokföring
• verifikationer
• handlingar som en verifikation hänvisar till
• systemdokumentation och behandlingshistorik
• årsredovisningen
• årsbokslutet och förenklat årsbokslut
• specifikationer för balansräkningsposterna.

Den andra kategorin avser avtal och handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Den tredje kategorin är sådana uppgifter som gör det möjligt att följa och förstå bokföringen.

Fysisk eller elektronisk form på räkenskapsmaterial
Om ditt företag får leverantörsfakturor i pappersform som du skannar in och sparar elektroniskt gäller den sjuåriga arkiveringstiden för den elektroniska lagringen. Originalet i papper kan du kasta efter fyra år. Material som du får i pappersform och som du inte överför till elektronisk form ska sparas i sju år. Den sjuåriga arkiveringstiden gäller även för elektroniska fakturor. Sju år räknas inte från fakturadatum eller verifikationsdatum, utan från kalenderårets sista dag.

För mer information, kontakta ditt närmaste EY-kontor.