Verksamheten i en bostadsrättsförening styrs framför allt av lagen om ekonomiska föreningar samt bostadsrättslagen. Dessa lagar reglerar även förhållandet mellan medlemmarna och föreningen. Bokslut för flera bostadsrättsföreningar närmar sig nu och därför kan det vara en god idé att blicka tillbaka på de lagförändringar som trädde i kraft vid halvårsskiftet 2016.

Elektronisk kallelse eller annan information
Bostadsrättsföreningar har numera möjlighet att skicka ut kallelsen till stämman med e-post. Även annan kommunikation kan ske elektroniskt. Att sköta kommunikationen elektroniskt förutsätter dock att föreningen har beslutat om detta på en stämma och att samtycke har hämtats in från medlemmarna. Det ställer även en del krav på administrativa rutiner. Föreningen bör ha ett systemstöd där mottagarna av informationen kan verifieras. Om föreningen är en större förening med flera medlemmar kan detta effektivisera kommunikationen mellan styrelsen och medlemmarna.

Längre kallelsetid
Kallelse till ordinarie föreningsstämma ska ske sex–fyra veckor före stämman. Vid extra föreningsstämma ska kallelse ske sex–två veckor före stämman. Det finns dock vissa tillåtna avvikelser från dessa kallelsetider. Om stadgarna tillåter får kallelse till ordinarie stämma ske sex–två veckor före stämman. Om en extra stämma hålls för att behandla specifika ärenden, till exempel ändring av stadgarna, kan även den kallelsetiden kortas till senast två veckor före stämman. Föreningarna bör kontrollera sina stadgar så att de stämmer överens med den nya lagtexten.

Uppdatering av medlemsförteckningen
Så snart föreningen har bildats ska en medlemsförteckning upprättas. Framöver ska fler uppgifter föras in i förteckningen. Om en ny medlem träder in i föreningen, eller om en tidigare avgår, ska förteckningen ändras utan dröjsmål. Lagen betonar nu även att föreningen är ansvarig för personuppgifterna i förteckningen och att det regleras i personuppgiftslagen.

Medlemsförteckningen ska bevaras så länge föreningen består och sju år efter föreningens eventuella upplösning. Föreningen ska hålla medlemsförteckningen tillgänglig så att alla som vill kan ta del av den. Jämför med aktieboken hos ett aktiebolag.

Närvaro på föreningsstämma
Enligt huvudregeln får bara medlemmar närvara vid föreningsstämman. Det kan dock finnas fler medlemmar än lägenheter (bostadsrätter), eftersom flera medlemmar kan bo i samma lägenhet. En medlem som inte kan närvara på stämman kan utse ett ombud. En nyhet är att detta har införlivats i bostadsrättslagen. Det framgår tydligt vem som får vara ombud eller biträde vid stämmorna. Rekommendationen till föreningar är att kontrollera sina stadgar så att detta inte upplevs som otydligt.

Det har även tydliggjorts i lagen om ekonomiska föreningar att utomstående får närvara vid stämman och detta ska framgå i stadgarna. Samtliga röstberättigade som är närvarande vid stämman måste bifalla beslutet. Ett exempel på externa deltagare kan vara en expert som informerar om en större ombyggnad.

Tidpunkt för handlingar till årsstämman
När styrelsen har avgett årsredovisning och revisorn har granskat denna ska årsredovisningen finnas tillgänglig för medlemmarna minst två veckor före stämman. Tidigare bestämmelser angav att handlingarna skulle finnas tillgängliga en vecka innan stämman. Om det finns förslag på ändringar i stadgarna ska förslaget i sin helhet finnas tillgängligt redan från tidpunkten för kallelsen till stämman.

Sammanfattningsvis är rekommendationen till bostadsrättsföreningar att gå igenom sina stadgar och vid behov anpassa dem efter de lagändringar som har trätt i kraft. Denna artikel är inte heltäckande för alla förändringar i lagarna, utan behandlar endast några av de mer väsentliga förändringarna.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.