Börja skriv din sökterm

2017/05/29

6 min

Fördelar med bokföring i molnet

Som företagare får du inte sköta din bokföring i ett vanligt kalkyleringsprogram som exempelvis Excel, utan du måste ha ett affärssystem (bokföringsprogram). Oavsett om du sköter bokföringen själv eller anlitar någon som hjälper dig har du kanske fått frågan om att flytta ditt system till det så kallade molnet. Men vad menas egentligen med molnet?

Molnet innebär i korthet att du flyttar lagringen av din information och i vissa fall din applikationsdrift från din egen IT-miljö, det vill säga din dator alternativt dina servrar, till din leverantörs IT-miljö. I praktiken innebär det att du delar med dig av din information till en utomstående part.

Välj leverantör med omsorg
När det gäller att via molnet dela inköpslistan av mat till familj och vänner spelar valet av molnleverantör troligtvis inte någon större roll. Men när det gäller bokföring handlar det om att ladda upp affärskritisk data. Ditt val av molnleverantör får därmed en helt annan dignitet. Det är inte bara parametrar som pris, tillförlitlighet och användarvänlighet som spelar roll, utan även informationssäkerhet. Välj därför din molnleverantör med omsorg!

När du väl har undersökt och valt en lämplig leverantör öppnas en ny värld av möjligheter. Här är några fördelar som bokföring i molnet erbjuder:

Enkelhet
Du kan som regel nå data som lagras i molnet från vilken plats som helst – när som helst och från de flesta enheter med en internetuppkoppling.

Du eliminerar mycket av det pappersarbete som bokföring innebär. Men glöm inte att bokföringsunderlag ska sparas i sin ursprungliga form.

Effektivitet
Det är ofta betydligt effektivare och enklare att skala upp (eller ned) sitt system om grundbokföringen sköts från molnet. Det är enkelt att lägga till och ta bort användare, liksom att bygga på med extramoduler som lönehantering, anläggningsregister och kundrelationsmoduler.

När du flyttat över ditt affärssystem till molnet, varför inte löpa linan ut och börja skanna exempelvis fakturor? Det gör det möjligt för bolagets personal att på ett enkelt sätt komma åt aktuella underlag från distans.

Synergieffekter
Flera stora leverantörer av molntjänster erbjuder mer eller mindre omfattande möjligheter att koppla samman ditt affärssystem med externa moduler. Du kan exempelvis koppla ditt affärssystem till ditt externa kassaregister, så att bland annat dagsavslut i kassasystemet automatiskt konteras i din bokföring.

Känner du att de färdiga lösningarna för lagerhantering inte riktigt håller måttet? Då finns det flera andra färdiga moduler. Eller varför inte utveckla en egen modul utifrån dina förutsättningar som kopplas samman med ditt affärssystem?

Kostnadseffektivt
I många fall är ett molnbaserat affärssystem/bokföringsprogram betydligt billigare än de traditionella bokföringsprogrammen. Många molnleverantörer fakturerar på månads- eller kvartalsbasis. Det gör att bolagets likviditet inte drabbas lika hårt jämfört med om du betalar en större engångssumma.

När du har vant dig vid det nya sättet att jobba är en molnbaserad lösning generellt sätt effektivare jämfört med traditionell bokföring. Och som de flesta egenföretagare redan känner till: Time is money!

Säkerhet
Säkerheten kan vara en av den molnbaserade lösningens fram- och baksidor. Det beror i hög grad på hur din egen IT-organisation ser ut och vilken leverantör du väljer. För små och medelstora företag är fördelarna med en flytt till molnet generellt sett fler och större jämfört med nackdelarna. Många leverantör erbjuder regelbunden säkerhetskopiering av din data.

Det är betydligt enklare att stärka den interna kontrollen med ett molnbaserat system. Rutiner för exempelvis attest är mycket enkelt att få till på ett bra sätt.

Lagring
Får du slut på lagringsutrymmet? Detta är oftast inget problem i en molnbaserad lösning. I de flesta fall kontaktar man sin leverantör och köper ytterligare lagringsutrymme som då ofta blir tillgängligt omgående. Detta till skillnad från att beställa och installera nya hårddiskar.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.

Hur kan du utveckla ditt företag?

Ibland kan det vara svårt att se de möjligheter till utveckling och effektivisering som finns i företaget. Vi har lång erfarenhet av de utmaningar som du och ditt företag kan ställas inför – oavsett om det gäller revision, redovisning, skatt eller rådgivning.

Relaterade artiklar

Så förbereder du bokföringen inför årsskiftet

Nu stundar, förutom julen, snart bokslut för de bolag som har räkenskapsår som slutar 31 december. Det är bra att upptäcka eventuella fel och göra rättelser i bokföringen innan räkenskapsårets utgång. På så sätt slipper du göra rättelser i momsrapporten i efterhand. Här får du några tips om vad du bör tänka på.

2014/12/04

2 min

Upprätta årsbokslut eller årsredovisning?

När måste du som företagare upprätta årsredovisning och när räcker det med ett årsbokslut eller ett förenklat årsbokslut? Vi reder ut begreppen och förklarar skillnaderna.

Elektroniska fakturor är framtiden

Ett nytt lagförslag inom offentlig sektor aktualiserar frågan om elektroniska fakturor. Du som är leverantör till offentlig sektor behöver veta vad förslaget innebär för dig. Dessutom reder vi ut begreppen skannade fakturor och elektroniska fakturor.

2018/05/08

3 min