DrivkraftArtiklar

Elektroniska fakturor är framtiden

Ett nytt lagförslag inom offentlig sektor aktualiserar frågan om elektroniska fakturor. Du som är leverantör till offentlig sektor behöver veta vad förslaget innebär för dig. Dessutom reder vi ut begreppen skannade fakturor och elektroniska fakturor.

I mars lade regeringen fram en proposition som rör elektroniska fakturor. Bakgrunden till det nya förslaget är en anpassning till ett EU-direktiv. Kortfattat innebär direktivet en ny lag som, om den träder i kraft, ska tillämpas på fakturahantering inom offentlig sektor. Det blir då obligatoriskt för myndigheter att ta emot elektroniska fakturor (e-fakturor) i samband med upphandling av varor och tjänster. Förslaget berör myndigheter, landsting och kommuner. Men även de flesta statliga, landstingsägda och kommunala bolag påverkas.

För leverantörer till offentlig sektor medför den nya lagen att de egna faktureringsrutinerna måste ses över. Fakturorna och systemen ska utformas enligt en viss standard för att kunna tas emot hos den motpart fakturan är ställd till. Beslut om lagen väntas fattas i juni månad.

Vad är en elektronisk faktura?
Redan i dag är fakturor i elektronisk form vanliga, men vad är egentligen en elektronisk faktura? Ofta kan vanliga fakturor som konverterats till PDF, eller fakturor som skannats, kallas elektroniska. Detta stämmer dock inte helt. En faktura är elektronisk om följande villkor uppfylls:

  • Den ursprungliga formen är elektronisk.
  • Fakturan ska utfärdas och skickas elektroniskt.
  • Hanteringen av fakturan ska kunna ske per automatik och elektroniskt.

En elektronisk faktura ska precis som ”vanliga” fakturor innehålla de uppgifter som lagen kräver.

Hur hanteras elektroniska fakturor?
Om du som företagare får en faktura elektroniskt i dag ställs ofta frågan hur den ska hanteras. Grundregeln är att fakturor ska förvaras i samma form som man tagit emot dem i. Detta gäller även elektroniska fakturor. De ska därmed finnas tillgängliga under sju år efter att det aktuella räkenskapsåret avslutades.

Exempel En faktura som du fick 2017 måste sparas till 2024-12-31 om du har räkenskapsår som avslutades 2017-12-31.

I detta sammanhang förekommer också fakturor som man får i pappersformat, men skannar till elektronisk form. Här är det lätt att tro att om fakturan har skannats in i systemet behöver den inte sparas. Hanteringen är dock inte fullt så enkel, då även räkenskapsmaterial som omvandlas till annan form måste sparas. Originalfakturan i detta fall måste sparas tre år.

Exempel Originalfakturan du fick 2017 måste sparas till 2020-12-31 om ditt räkenskapsår avslutades 2017-12-31. Den skannade versionen måste fortfarande sparas i sju år.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.