Börja skriv din sökterm

2018/12/18

4 min

Vad gäller vid förvaring av räkenskapsmaterial utomlands?

Med globalisering och digitalisering följer ökade krav på att företag vet var deras räkenskapsinformation förvaras. Huvudregeln är att all räkenskapsinformation ska förvaras i Sverige. Men det finns vissa undantag.

Det blir allt vanligare med webbaserade redovisningssystem i många företag. Det blir också allt vanligare att företag hyr serverplatser eller använder andra digitala tjänster och program. I dag är företag inte längre bundna till en geografisk plats, utan kan ha servrar på många olika platser, både i Sverige och utomlands. Bokföringslagen anger att enligt huvudregeln ska all räkenskapsinformation förvaras i Sverige.Det finns dock några undantag.

Verifikationer i elektronisk form
Räkenskapsinformation som sparas på maskinläsbara medier kan i vissa fall förvaras utanför Sverige. Det innebär att såväl servrar som verifikationer och annan räkenskapsinformation i elektronisk form får förvaras i ett annat land om följande förutsättningar är uppfyllda:

  1. Platsen för förvaring har anmälts till Skatteverket.  
  2. Företaget kan på begäran av Skatteverket eller Tullverket ge omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under arkiveringstiden.  
  3. Företaget kan genom omedelbar utskrift ta fram räkenskapsinformationen i Sverige.
  4. Förvaringen sker i ett land inom EU eller i ett land där Sverige har ingått avtal om rättsliga instrument med rättsverkningar som motsvarar EU-reglerna. Med det sistnämnda avses Island, Norge och Lichtenstein.  

I anmälan till Skatteverket uppges den adress i utlandet där räkenskapsinformationen förvaras. Anmälan bör ske senast vid den tidpunkt när räkenskapsinformationen börjar förvaras utomlands. 

Om företaget inte uppfyller förutsättningarna ovan, till exempel om förvaringen sker i ett land utanför EU såsom USA, krävs särskilda skäl och tillstånd från Skatteverket. Skatteverket har tagit fram en särskild blankett som kan användas för ansökan om ett sådant tillstånd, blankett SKV 4827.  

Verifikationer i pappersformat
Verifikationer i pappersform får endast förvaras utomlands tillfälligt och endast om det finns särskilda skäl. Särskilda skäl är till exempel om dokumentet behövs för hantering, bearbetning eller bokföring i utlandet.

Dokument i pappersform måste återföras till Sverige så snart dokumentet har tjänat sitt syfte. Behövs verifikationen för bokföring, ska verifikationen återföras till Sverige så snart arbetet med aktuell redovisningsperiod är avslutad. Detta bör vanligtvis ske inom en månad.

I vissa fall kan tidsperioden utsträckas till tre månader räknat från när dokumentet fördes ut ur Sverige eller togs emot utomlands för företagets räkning. Detta gäller om: 

  1. Dokumentet förvaras i ett land inom EU, eller i ett land med vilket det finns rättsliga instrument liknande de som finns inom EU.
  2. Det finns uppgift om var dokumentet förvaras.
  3. Företaget har omedelbar elektronisk åtkomst till dokumentet.
  4. Dokumentet kan vid behov omedelbart återföras till Sverige.

För mer information om förvaring av räkenskapsmaterial utomlandskontakta ditt närmaste EY-kontor.

Hur kan du utveckla ditt företag?

Ibland kan det vara svårt att se de möjligheter till utveckling och effektivisering som finns i företaget. Vi har lång erfarenhet av de utmaningar som du och ditt företag kan ställas inför – oavsett om det gäller revision, redovisning, skatt eller rådgivning.

Relaterade artiklar

Effektivisera bolaget genom outsourcing

Genom att outsourca en eller flera av ditt företags processer kan du utnyttja ditt företags resurser och kompetens på ett mer effektivt sätt. Du får en hög driftssäkerhet och de ansvariga medarbetarna på ditt företag kan därmed koncentrera sig på kärnverksamheten.

2018/05/02

2 min

Hur ska sommarpresenten beskattas?

Många arbetsgivare vill uppmuntra sina anställda med en sommarpresent lagom till semestern. Men vilka regler gäller egentligen för gåvor till medarbetare? Och hur är det med gåvor till kunder?

2018/05/17

2 min

Förenklingsreglerna i K2 – har du koll?

K2 är det redovisningsregelverk som de flesta mindre företag följer. Regelverket innehåller vissa förenklingsregler som kan vara bra att hålla koll på.

2019/02/01

3 min