Sedan mars 2018 erbjuder Bolagsverket möjligheten att lämna in årsredovisningen digitalt. Effektivare hantering och minskad risk för fel är ett par av fördelarna.

I juli 2016 fick Bolagsverket i uppdrag av regeringen att införa en digital tjänst för inlämning av årsredovisningar. Uppdraget genomfördes i samarbete med bland annat Bokföringsnämnden, Skatteverket, Statistiska centralbyrån och Finansinspektionen.

Den 26 mars 2018 öppnades en e-tjänst för aktiebolag som följer regelverket K2 och under 2018 lämnades totalt 5 961 årsredovisningar in digitalt. Under 2019 har det fram till och med mars lämnats in 5 029 digitala årsredovisningar.

I dagsläget är det framförallt mindre företag utan revisor som kan skicka in sina årsredovisningar digitalt. Men utvecklingen går snabbt framåt. I början av februari 2019 fick även aktiebolag som följer regelverket K3 möjlighet att lämna in sina årsredovisningar digitalt. Just nu finns det dock ingen programvara på marknaden som stödjer inlämningen av K3-årsredovisningar, men några programvaruleverantörer arbetar med att ta fram detta.

Digital inlämning av årsredovisning kan bli obligatorisk
I Sverige är det inte obligatoriskt att lämna in årsredovisningen digitalt, men många är övertygade om att det kommer att bli så framöver. Bolagsverket publicerade nyligen en rapport där de bland annat tittade på denna fråga. Enligt deras bedömning skulle det vara möjligt med obligatorisk inlämning av digitala årsredovisningar från och med det räkenskapsår som inleds den 1 januari 2021. I flera andra europeiska länder är det redan obligatoriskt med digital inlämning av årsredovisning.

Vilka är fördelarna med att lämna in årsredovisningen digitalt?
Att lämna in sin årsredovisning digitalt skapar en snabbare och enklare process. Företag sparar tid när det gäller hanteringen av årsredovisningar och det blir lättare att skicka in årsredovisningen i tid. Dessutom minskar risken för felaktigheter tack vare kontroller i e-tjänsten. Bolagen får även en snabb återkoppling som visar att årsredovisningen är inlämnad.

Hur går det till att lämna in årsredovisningen digitalt?
Steg 1: Att ta fram en digital årsredovisning och revisionsberättelse går till på ungefär samma sätt som en pappersversion. Företaget upprättar årsredovisningen själv eller med hjälp av en redovisningskonsult. Årsredovisningen fastställs på en årsstämma och därefter skriver styrelse och vd under handlingarna – antingen på papper eller digitalt. Om bolaget har en revisor skriver revisorn under revisionsberättelsen som sedan lämnas till styrelsen.

Steg 2: De dokument som ska lämnas in till Bolagsverket är elektroniska avskrifter av årsredovisning och revisionsberättelse, det vill säga en digital kopia. För att kunna skapa en elektronisk avskrift krävs en programvara som är certifierad av Bolagsverket. Det är denna digitala handling som lämnas in till Bolagsverket i iXBRL-format.

Steg 3: En person som företaget utser, till exempel en redovisningskonsult, laddar upp iXBRL-filen till ett så kallat eget utrymme som Bolagsverket tillhandahåller. Därefter måste vd eller styrelseledamot signera fastställelseintyget med sitt Bank-ID för att handlingarna ska bli tillgängliga för Bolagsverket.

Steg 4: Är årsredovisningen fullständig registreras den direkt av Bolagsverket och aktiebolaget får en bekräftelse på att årsredovisningen är registrerad.

För mer information om digital inlämning av årsredovisningar kontakta ditt närmaste EY-kontor.