Så här års får EY ofta frågor om vad som gäller när företaget åker på konferensresa. Får vi åka till Mallorca? Får medarbetarnas respektive följa med? Måste vi jobba eller kan vi bara teambuilda? Hur mycket är avdragsgillt?

Skatteregler för företaget
Det spelar mindre roll om konferensen hålls i Sverige eller i utlandet. Det som däremot spelar roll är dels att företaget ska ha nytta av konferensen, dels att inslaget av nöjen och avkoppling inte får vara för omfattande. Om dessa förutsättningar är uppfyllda kan konferensresan vara skattemässigt avdragsgill för företaget. Även måltider och vissa aktiviteter inom ramen för konferensen kan vara avdragsgilla, utan att företaget behöver tänka på de begränsningar som annars gäller vid representation. Om det endast handlar om exempelvis ett internt informationsmöte gäller dock representationsreglerna, vilket innebär att måltider inte är avdragsgilla.

Förmånsbeskattning för personalen
För att medarbetare inte ska förmånsbeskattas för konferensen ska företaget ha nytta av konferensen. Det finns dessutom ramar för hur mycket konferenstid resan ska innehålla. Utgångspunkten är att det bör finnas ett program med minst 6 timmar per dag eller 30 timmar per vecka. Konferenstiden bör vara så jämnt fördelad som möjligt under resan. Man bör till exempel undvika alltför många lediga dagar.

Om respektive följer med
Om närstående till medarbetarna följer med på resan bör de betala marknadspris. Annars är utgångspunkten att medarbetarna ska förmånsbeskattas för marknadsvärdet av respektive närståendes deltagande.

Gör alltid en samlad bedömning
Man behöver alltid göra en samlad bedömning av syftet med resan och nyttan för företaget. Det kan även ha betydelse vilket resmål ni väljer och hur stort inslaget av nöje och avkoppling är. En mycket avlägsen plats eller ett populärt turistmål kan, beroende på övriga omständigheter, innebära att anställda beskattas för hela eller delar av resan. Glöm inte heller att dokumentera konferensresans innehåll, till exempel genom ett detaljerat program.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.