Drivkraft

Ange ditt sökord

2020/08/20

5 min

Går det att undvika stopp i verksamheten med kontinuitetsplanering?

”Typiskt! Stopp i maskin 5 igen, nu när vi lovat att leverera till Johanssons Mek. i eftermiddag. Och där sitter revisorn och säger: Vad var det jag sa?”. Med kontinuitetsplanering kan du minska risken för att ett liknande scenario inträffar i din verksamhet.

Kontinuitetsplanering handlar om att få kontinuitet i verksamheten och så liten påverkan som möjligt om olyckan skulle vara framme. I många företag är IT-systemen livsviktiga för verksamheten. Men det krävs även annat för att hålla hjulen rullande. Många gånger är det småsaker som är nödvändiga för att en process ska fungera. Ett problem kan dock vara att få känner till dessa småsaker och att ännu färre har en helhetsbild. I exemplet ovan kan det vara så att maskin 5 innehåller en gammal och unik programvara eller en del som är svår att ersätta. Maskin 5 är starten på ett långt flöde i företaget. Maskinen är liten, men hela flödet är beroende av just maskin 5, för att kunna leverera en färdig produkt till en nöjd kund.

Riskanalys ger kunskap om svagheter
Det är omöjligt att skydda sig från allt, men erfarenheten visar att många företag har dålig kunskap om sina svagheter. Erfarenheten visar också att företag kan minska sina risker avsevärt med hjälp av några enkla grepp. Steg 1 är att göra en riskanalys:

  • Vilka är våra väsentliga flöden i företaget?
  • Vilka resurser krävs, till exempel i form av personal, maskiner och information, för att kunna leverera tjänster och produkter med rätt kvalitet och i rätt tid?
  • Vilka väsentliga risker har företaget som kan göra att resurserna inte finns tillgängliga när de behövs? Det kan till exempel handla om att det finns gamla datorer som kan gå sönder, att viktig information inte är nedskriven utan endast finns i en anställds minne, att det är otydligt hur en process måste utföras för att få rätt kvalitet eller att servrar som styr produktionen står i olåsta rum utan något skydd.

Riskbedömning utgör underlag för åtgärder
Efter riskanalysen är det dags att försöka bedöma sannolikheten för de risker som tagits fram. Sitt ner i lugn och ro och tänk igenom detta, gärna tillsammans med några i företagets ledning. Ni kan även inkludera någon med mer kunskap om informationssäkerhet och kontinuitetsplanering.

En riskbedömning kan göras genom att sätta poäng − först på risken och därefter på sannolikheten för att just den risken ska inträffa. Poängen kan till exempel vara 1–10 där störst risk/sannolikhet motsvaras av 10. Multiplicera sedan de båda talen med varandra. Med riskbedömningen som grund kan företagets ledning besluta om olika åtgärder, till exempel att risker som summerar till över 70 behöver åtgärdas inom 3 månader, att risker mellan 40–70 bör åtgärdas inom 1 år och att företaget får leva med risker som hamnar under 40.

Bättre rustad med kontinuitetsplanering
I de fall du inte kan minska risken, gör en plan för hur ni ska få minsta möjliga påverkan på verksamheten om det skulle hända något oförutsett. Kom överens om en plan, utvärdera, dela ut ansvar och agera, så står verksamheten betydligt bättre rustad. Du kommer inte bara att minska risken för att något händer, utan troligtvis även få betydligt mindre påverkan på verksamheten om olyckan är framme. Klart Johanssons Mek. ska ha företagets fina produkter i tid!

För mer information om kontinuitetshantering är Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap, MSB, en bra och lättförstådd sida att börja på. Du kan även kontakta ditt närmaste EY-kontor.

Hur kan du utveckla ditt företag?

Ibland kan det vara svårt att se de möjligheter till utveckling och effektivisering som finns i företaget. Vi har lång erfarenhet av de utmaningar som du och ditt företag kan ställas inför – oavsett om det gäller revision, redovisning, skatt eller rådgivning.

Relaterade artiklar

Välkommen till Drivkraft

Kontakt

Är du intresserad av våra tjänster? Vill du göra en offertförfrågan? Kontakta oss via formuläret nedan så återkommer vi så snart vi kan. Du kan även kontakta ett lokalt kontor.

Nyhetsbrev