Drivkraft

Ange ditt sökord

Så hanterar du elektronisk räkenskapsinformation på rätt sätt

Elektroniska fakturor och digitala underlag till bokföringen blir allt vanligare. Men vilka regler gäller för arkivering och hur många år ska materialet sparas?

Oavsett om du sköter din redovisning digitalt, på papper eller blandar dessa delar måste du följa bokföringslagens krav gällande arkivering.

Vad är det som ska arkiveras?
Utgångspunkten i bokföringslagen är att räkenskapsinformation som ditt företag har fått från någon annan, exempelvis en leverantörsfaktura, ska sparas i det skick (ursprungsformat) som materialet hade när det kom till företaget.

Räkenskapsinformation som ditt företag skapar själv, exempelvis en kundfaktura, ska arkiveras i den form den hade när materialet sammanställdes.

Nedan följer några exempel på vad som menas med ursprungsformat och vad det är som ska sparas.

Räkenskapsinformation som du får från någon annan:

  • Leverantörsfaktura som erhålls i pdf-fil via mejl: I detta fall är det pdf-filen som är ursprungsformatet. Du kan då välja mellan att spara mejlet med pdf-filen bifogad eller att spara pdf-filen digitalt.
  • E-faktura: Vid e-fakturering läser ditt bokföringsprogram in en kodad identitetssträng för e-fakturan. Fakturabilden som skapas är en kopia och det är identitetssträngen som är ursprungsformatet och därmed den originalhandling som ska sparas.
  • Leverantörsfaktura som erhålls på papper: Pappersfakturan är din originalhandling som ska sparas och ursprungsformatet är i pappersform.
  • Papperskvitto som erhålls vid utlägg från anställd: Papperskvittot är din originalhandling som ska sparas och ursprungsformatet är i pappersform.

Räkenskapsinformation som skapas av företaget:

  • Kundfaktura: Kundfakturan ska arkiveras i det format den hade när fakturan sammanställdes. Det innebär att det är den form du presenterar fakturorna i företagets bokföring som styr vilket format fakturan ska sparas i. Hur fakturan har skickats spelar ingen roll.

Hur länge måste underlagen sparas och vad händer vid överföring till annat format?
Räkenskapsinformationen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då företagets räkenskapsår avslutades. Det innebär exempelvis att en leverantörsfaktura som tas emot och bokförs i företagets redovisning under det räkenskapsår som slutar 2019-12-31 måste sparas till och med 2026-12-31.

Om räkenskapsinformationen i ursprungsformatet på ett betryggande sätt har förts över till ett annat format, kan originalhandlingen förstöras från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Om du exempelvis får en leverantörsfaktura på papper, men väljer att skanna in och bokföra fakturan digitalt under det räkenskapsår som slutar 2019-12-31, måste pappersfakturan sparas till och med 2022-12-31 och den digitala kopian till och med 2026-12-31.

Tänk även på att säkerhetskopiera den räkenskapsinformation som lagras digitalt.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.

Så länge sparar du exempelvis…

Underlag

3 år *

7 år **

Leverantörsfakturor:
Leverantörsfakturor som erhålls på papper där verifikatet är i pappersformat   X
Leverantörsfakturor som erhålls digitalt där verifikatet är digitalt   X
   
Leverantörsfaktura som erhålls digitalt som skrivs ut på papper.    
     Digital faktura (original) X  
     Pappersfaktura (kopia)   X
   
Leverantörsfaktura på papper som skannas in till digitalt format    
     Pappersfaktura (original) X  
     Digital faktura (kopia)   X
   
   
Kundfakturor:    
Digitala fakturor där verifikatet är digitalt   X
Pappersfakturor där verifikatet är på papper   X
   
Kundfaktura som ursprungligen skapats som digital faktura och överförs till pappersformat samt vice versa.    
     Ursprungsformatet X  
     Nya formatet   X
   
   
Kvitton:    
Kvitto i pappersformat som används som verifikation   X
Digitalt kvitto där verifikatet är digitalt   X
   
Kvitto i pappersformat som skannas in till digitalt format    
     Pappersformat X  
     Digitalt format   X
   
Kvitto i digitalt format som skrivs ut på papper    
     Digitalt format X  
     Pappersformat   X
   
Bankfiler:    
Bankfiler i digitalt format som används som verifikation   X
Kontoutdrag från bank som visar ut- och inbetalningar ***   X

* 3 år = Underlaget får förstöras från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
** 7 år = Underlaget ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
*** Tänk på att kontoutdragen måste hämtas hem och sparas. Att kontoutdraget finns tillgängligt via bankens hemsida räcker inte för att uppfylla kraven för arkivering. Det är företaget själv som ansvarar för arkiveringen av räkenskapsinformation

Hur kan du utveckla ditt företag?

Ibland kan det vara svårt att se de möjligheter till utveckling och effektivisering som finns i företaget. Vi har lång erfarenhet av de utmaningar som du och ditt företag kan ställas inför – oavsett om det gäller revision, redovisning, skatt eller rådgivning.

Relaterade artiklar

Välkommen till Drivkraft

Kontakt

Är du intresserad av våra tjänster? Vill du göra en offertförfrågan? Kontakta oss via formuläret nedan så återkommer vi så snart vi kan. Du kan även kontakta ett lokalt kontor.

Nyhetsbrev