Har du anställda som ska gå på föräldraledighet eller vara tjänstlediga? Oftast vet du som arbetsgivare i förväg under vilken period de kommer att vara frånvarande. För att hantera frånvaron smidigt och undvika kostsam löneadministration finns några saker att tänka på.

Avdrag för föräldra- och tjänstledighet bör dras från lönen samma månad som frånvaron gäller – inte månaden efter som är det normala vid avvikelser. Det finns flera fördelar med att göra så, både för arbetsgivare och arbetstagare. Du som arbetsgivare behöver inte betala ut en månadslön och de sociala avgifter som är kopplade till den. När din medarbetare kommer tillbaka, får denne sin lön samma månad som den återgår i arbete. Annars får medarbetaren vänta nästan två månader på grund av det släpande avdraget och det är sällan populärt.

Informera om eventuell löneskuld
Om en anställd slutar under eller efter en långtidsfrånvaro och det inte finns lön som täcker ett släpande frånvaroavdrag innan avslut och om frånvaroavdraget inte kan kvittas mot semesterlön, uppstår en löneskuld för medarbetaren till företaget. Många gånger förstår inte anställda varför de plötsligt har en skuld, eftersom de glömt att de för länge sedan fick en månadslön trots att de gått på föräldraledighet. Det slutar ofta med att skulden efterskänks på grund av goodwill då arbetsgivaren inte vill avsluta anställningen med en konflikt. Det går förvisso utmärkt att göra så, men i längden kan sådan hantering bli dyr för arbetsgivaren. I coronatider kan det vara extra känsligt.

Innan ett sådant scenario inträffar, kan du som arbetsgivare vara proaktiv och tidigt meddela den anställde att det finns en skuld gentemot företaget. Om du meddelar detta kan ni tillsammans bättre planera en avslutad anställning.

Glöm inte deklarationen
Ur administrativ synpunkt kan en löneskuld också bli snårig att hantera. Du kan inte deklarera negativ bruttolön till Skatteverket, vilket innebär att du måste justera deklarationen för en tidigare månad. Du bör dokumentera detta, så att du vet varför dina rapporter inte stämmer överens med vad som skickats till Skatteverket. Arbetstagaren kan också behöva ändra sin inkomstdeklaration om rättningen sker i en deklaration långt bak i tiden. Det måste du som arbetsgivare meddela din tidigare medarbetare, så att personen vet vad som ska ändras.

All administration tar tid och kostar, även om den kostnaden kan vara svår att se. Du kan undvika onödiga merkostnader genom att ha en dialog med dina anställda och personalansvariga. På så vis kan långtidsfrånvaro fångas upp och förmedlas i tid till löneadministratören.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.