Drivkraft

Ange ditt sökord

2021/01/08

3 min

Fem enkla tips för en bättre intern kontroll

Många företagare tänker kanske att intern kontroll är onödigt och bara medför extra arbetsuppgifter som försvårar och fördröjer processer i det dagliga arbetet. Här har vi sammanställt fem tips som väsentligt förbättrar den interna kontrollen, utan att medföra någon större administrativ börda.

Intern kontroll är de rutiner som bolaget har för att förhindra och upptäcka eventuella fel och oegentligheter. Den interna kontrollen anpassas utifrån organisationens storlek och verksamhetens komplexitet. Utformning och omfattning av de kontroller som implementeras styrs av bolagets behov och förutsättningar.

1. Avstämningar av väsentliga konton

Kontrollera regelbundet att huvudboken stämmer mot underlag för väsentliga konton. Väsentliga konton brukar åtminstone vara Kassa & Bank, Kundfordringar och Leverantörsskulder. Det kan också vara bra att inkludera skattekontot. Avstämningen bör signeras med namn och datum av den som gjort avstämningen. Ännu bättre är det om även en andra person godkänner avstämningen. Det kan vara lämpligt med veckovisa eller månadsvisa avstämningar.

2. Betalning två i förening

Utbetalningar bör endast kunna göras genom att två personer i förening godkänner utbetalningen inne på bankens sida. Dessutom bör endast de personer som behöver kunna göra utbetalningar från banken ha möjlighet till detta. Om någon slutar eller byter roll inom bolaget kan det vara lämpligt att göra en extra koll på vilka som har behörighet.

3. Attestera manuella bokföringsorder (BFO)

De flesta bolag har någon form av kontroll kring attestering av leverantörsfakturor. Något som dock ofta glöms bort är manuella bokföringsorder. Dessa är också viktiga att kontrollera och attestera. Även här är det bra om personen som upprättar bokföringsordern attesterar, men att ordern också kontrolleras och slutattesteras av någon annan.

4. Kontrollera ändring av fast data

Fast data avser exempelvis det bankgironummer som är inlagt för en leverantör eller den bruttolön som är inlagd för en anställd. Behörighet att kunna ändra i fast data bör vara begränsad till så få personer som möjligt. Om möjligt bör de personer som vanligtvis arbetar med redovisning av exempelvis leverantörsskulder eller lön inte ha denna behörighet. De ändringar som görs av fast data bör regelbundet och stickprovsvis kontrolleras för dess riktighet.

5. Ansvarsfördelning

Fördela uppgifter och ansvar till så många olika personer som praktiskt möjligt, så att inte samma person ensam både förbereder underlag, sköter bokföring och gör betalning på banken. Finns möjligheten inom organisationen är det bra om det finns backup till nyckelfunktioner, till exempel så att inte bara en person kan göra lönekörningen.

Tänk också på att dokumentera alla utförda kontroller och samla i pärm eller mapp på server. Skulle ett fel upptäckas är det då enklare att gå tillbaka och se när och hur felet inträffade.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.

Hur kan du utveckla ditt företag?

Ibland kan det vara svårt att se de möjligheter till utveckling och effektivisering som finns i företaget. Vi har lång erfarenhet av de utmaningar som du och ditt företag kan ställas inför – oavsett om det gäller revision, redovisning, skatt eller rådgivning.

Relaterade artiklar

Välkommen till Drivkraft

    Kontakt

    Är du intresserad av våra tjänster? Vill du göra en offertförfrågan? Kontakta oss via formuläret nedan så återkommer vi så snart vi kan. Du kan även kontakta ett lokalt kontor.

      Nyhetsbrev