Företagets löneadministration kan vara ett komplext område. I samband med årsskiftet finns det några punkter som är särskilt viktiga att hantera innan ett nytt (löne)år kan ta vid.

• Avstämning mellan inrapporterade och utbetalda löner

Genom att ta ut en sammanställning över det avgiftspliktiga underlag som rapporterats in till Skatteverket under det gångna året får du en överblick över 2020 års utbetalda löner. Sammanställningen hittar du på Skatteverkets hemsida. Ur företagets lönesystem kan du ta fram en komplett transaktionslista som du jämför med Skatteverkets sammanställning. Om de inte stämmer överens kan eventuella fel rättas till.

• Stäm av uttaget friskvårdsbidrag

Friskvårdbidrag är något som många företag erbjuder sina anställda och även detta är kopplat till beskattningsåret/kalenderåret. Stäm av och kontrollera att ingen anställd har överskridit det maxbelopp som företaget bestämt. Det kan vara en god idé att påminna anställda om att komma in med underlag, till exempel under november månad, så att friskvårdsbidragen kan hanteras i tid innan året är slut.

• Rapportering till Fora

Innan januari månads utgång ska föregående års utbetalda löner rapporteras till Fora. Fora är den aktör som hanterar kollektivavtalade försäkringar för arbetare och tjänstemän samt avtalspension för arbetare i Sverige. Den inrapporterade summan ligger till grund för den försäkringspremie som företaget betalar. För att säkerställa att ditt företag rapporterar korrekta belopp kan det vara bra att stämma av Fora-rapporten mot exempelvis en transaktionslista som kan plockas fram ur lönesystemet. Har du anställda som är över 65 år? Tänk då på att det krävs särskilda avtal för att de ska fortsätta att vara försäkrade.

• Uppdatera skattetabeller och bilförmånsvärden

Innan januarilönerna hanteras är det viktigt att säkerställa att skattetabeller och eventuella uppgifter om jämkning är uppdaterade enligt det nya året. Har företaget förmånsbilar ska även förmånsvärdena uppdateras enligt Skatteverkets biltabeller för 2021. Nu är också ett bra tillfälle att göra en preliminär uppskattning av körsträckan i tjänsten under det kommande året. Detta gäller om körsträckan för någon av företagets förare förväntas överstiga 3 000 mil. Om körsträckan förväntas överstiga 3 000 mil kan förmånsvärdet reduceras med 25 procent. Att korrigera beloppen är kostsamt och kan vara besvärligt att göra i efterhand. Därför är det viktigt att de preliminära siffrorna hamnar så nära ett uppskattat värde som möjligt.

• Uppdatera pris- och inkomstbasbelopp

Varje år fastställer regeringen pris- och inkomstbasbeloppet som ligger till grund för vissa ersättningar och avdrag i lönehanteringen. Se till att dessa belopp är uppdaterade enligt det nya årets värde, för att säkerställa att såväl avdrag som utbetalda ersättningar är korrekta. Tänk på att avdrag och ersättningar som kan hänföras till december, men som hanteras på januarilönen, ska beräknas enligt föregående års värden.

Det här var några punkter som är viktiga att tänka på i samband med företagets lönehantering. Arbetet styrs av komplicerade regelverk och det sker ständiga förändringar som måste hanteras. 2020 har i många avseenden varit ett exceptionellt år och flera av de tillfälliga regelverk som införts kommer att ligga kvar under lång tid framöver. Det gäller till exempel permitteringar som lett till många administrativa svårigheter, dels vad gäller utbetalning av löner, dels vad gäller avstämningsarbetet i förhållande till Tillväxtverkets regelverk.

EY erbjuder en rad tjänster inom området löneadministration. Våra lönekonsulter hanterar förutom lön även pension, förmåner och försäkringar, frånvarohantering, reseräkningar, utlägg samt kontakter med myndigheter som Försäkringskassan, A-kassorna och Kronofogdemyndigheten. Läs mer här eller kontakta ditt närmaste EY-kontor.