”Vi får inte ordning på IT-driften från vår IT-avdelning, så vi outsourcar allt för att slippa ansvaret för denna röra! Till råga på allt kostar IT alldeles för mycket pengar.” Har du fått den kommentaren från vd eller någon i styrelsen? I så fall är du inte ensam. Frågan är hur du går vidare för att göra något åt saken?

Att outsourca (utlokalisera en funktion eller tjänst till en tredjepart/leverantör) görs ofta av olika anledningar. Företaget vill till exempel:

• frigöra kapital
• fokusera på det som företaget är duktigt på
• få tillgång till kompetens
• hitta en leverantör som kan serva verksamheten bättre och mer enhetligt över större geografiska områden och tidszoner
• höja nivån på sin informationssäkerhet
• få en bättre katastrofberedskap med tillgänglighet dygnet runt
• tydliggöra vad IT kostar och hur denna kostnad kan påverkas.

När IT-stödet ska outsourcas finns det olika nivåer på leveranserna. Outsourcing kan vara allt från att leverantören har servrar hos sig som förses med ström och en bra miljö, till leverans av ett helt färdigt affärssystem.

Kräver noggrann planering

För att lyckas med företagets outsourcing behövs planering och kunskap om det som ska outsourcas. Att outsourca något som inte fungerar bara för att bli av med det, medför en stor risk för att avtal och leveranser blir minst lika röriga. Här är fem områden som ditt företag behöver fundera igenom innan ni outsourcar IT-verksamheten:

1. Vilka behov har verksamheten av IT-stödet och vad får det kosta? Alla avdelningar vill ha oändlig tillgång till IT-stödet, men tyvärr kostar det också oändligt mycket pengar. Har företagets lokala IT-avdelning andra viktiga funktioner som ni inte har full kunskap om och som kommer att störa verksamheten om de inte utförs?
2. Hur passar outsourcing in i er strategi för hela företaget, till exempel vad gäller att växa vidare, digitalisera och knyta in kunderna i företagets system och logistik med block chain? Ska ni driva denna utveckling själva eller vill ni ha en samarbetspartner som gör det?
3. Finns det några lagar och regler som påverkar era möjligheter till outsourcing?
4. Kan den ni outsourcar till uppfylla era önskemål? Är leverantören tillräckligt stor? Har den goda referenser, ekonomisk stabilitet och säkerhetsklassning? Kan ni få insyn i deras verksamhet?
5. Hur ska ni följa upp att ni får det ni behöver och avtalat om? Har ni tillräcklig kompetens kvar i företaget som kan agera motpart till en outsourcingpartner? Ska ni ha kvartalsvisa möten, rapporter med mera?

För många företag blir outsourcing ett uppvaknande, eftersom de behöver vara mer formella med allt som har med IT-stödet att göra. Samtidigt kan det vara en hjälp på vägen i processen att växa vidare och ändra strategin för hela företaget. Som vanligt, planera, tänk igenom och ta hjälp.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.