Under de senaste åren har digitaliserad redovisning blivit allt vanligare hos både större och mindre företag. Fördelarna är många, så det mesta talar för att trenden kommer att fortsätta i den riktningen.

Att digitalisera företagets redovisning kan innebära allt från att skicka e-fakturor och fakturor i PDF-format via mejl till att använda robotar i en automatiserad redovisningsprocess. Listan över funktioner kan göras lång. Nedan följer några exempel på funktioner som gör din redovisning mer digital:

• Fakturaskanning
• Kvittoappar
• Automatisk bankintegration
• Molnbaserade redovisningssystem
• Digitala kundfakturor och e-fakturor
• Digital arkivering
• Automatisering via artificiell intelligens (AI)

Att använda tekniska hjälpmedel för att digitalisera redovisningen kan skapa många frågor hos företagare. Läs mer i artikeln Fem vanliga frågor om digitalisering av redovisningen.

Få ut mer av företagets redovisning

Det finns många fördelar med att digitalisera företagets redovisning. Några av dessa är:

1. Frigör tid och resurser

Med en digitaliserad redovisning kan du effektivisera redovisningsarbetet och frigöra tid till kärnverksamheten. Du minskar din posthantering och behöver inte hantera pappersfakturor. Du kan även skapa betalfiler i samband med att leverantörsfakturorna bokförs. Det innebär att fakturorna betalas i rätt tid och att du slipper påminnelseavgifter och räntefakturor. Genom att skicka dina kundfakturor via e-faktura eller PDF i mejl säkerställer du att fakturan når kunden i tid. Det ökar dina förutsättningar att få betalt i rätt tid, vilket gynnar bolagets likviditet.

2. Ökad kvalitet

Digitala hjälpmedel gör det enklare att göra rätt från början. Det minskar risken för fel och ökar kvaliteten i din redovisning. När den manuella hanteringen av siffror minskar, så minskar även risken för att underlag registreras med fel belopp. Du kan även deklarera arbetsgivar- och momsdeklarationer till Skatteverket via en så kallad eSKD-fil. Beloppen hämtas då direkt från huvudboken och det krävs ingen manuell hantering.

3. Bättre kontroll och uppföljning

En digitalt hanterad redovisning leder till frekvent uppdaterad bokföring. Redovisningen kan i stort sett ske i realtid. Det ger dig bättre möjligheter till uppföljning och bolagsstyrning baserat på relevant data. När redovisningen är samlad och tillgänglig via din dator eller telefon får du även bättre kontroll över redovisningen. Du kan snabbt följa upp viktiga händelser och fatta viktiga beslut baserat på korrekt information.

4. Flexibilitet

Med tekniska lösningar kan du exempelvis redovisa kvitton, attestera fakturor, skicka kundfakturor samt godkänna betalningar och sköta skatter och avgifter från din dator eller telefon. Det innebär att dessa arbetsuppgifter kan utföras var du än befinner dig i världen och du sparar mycket tid.

5. Plats och miljö

Ju mer av din redovisning som hanteras digitalt, desto mindre utrymme behöver den. Du slipper onödigt många pärmar och sparar in på kontorsmaterial. Du behöver inte åka till kontoret för att leta reda på ett underlag – allt finns tillgängligt i din redovisning där du har alla underlag i digitala format. Att minska på pappersarbetet är även bra för miljön och för bolag som tänker på hållbarhet. Tänk dock på att en del av din redovisning kan behöva arkiveras i pappersformat. Du kan läsa mer om vad som gäller vid arkivering av digitalt redovisningsmaterial här.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor. Du kan även läsa mer här.