Drivkraft

Ange ditt sökord

2021/03/23

4 min

Vem har ansvaret vid outsourcing?

Det kan tyckas självklart att den part som företaget har outsourcat till också bär ansvaret. Tyvärr upplever många företag att verkligheten ser annorlunda ut. Ett problem kan också vara att företaget har outsourcat olika delar till olika leverantörer, men att delarna ändå hänger ihop.

Om systemet stannar ropar alla på IT-chefen att hen ska fixa problemet. IT-chefen kontaktar outsourcingpartnern och där tar det stopp. Vem ska betala för kostnaderna som IT-stoppet orsakade när produktionen stod stilla? Och hur blir det med fakturorna för avtalsbrott som trillar in, eftersom produkterna inte levererades i tid?

Ansvarsfrågan vid outsourcing

Här ska vi kort försöka få klarhet i ansvarsfrågan vid outsourcing och varför den är viktig att förstå. Som exempel tar vi en outsourcad IT-drift. Ansvaret ligger i den ordning som de radas upp nedan med det yttersta ansvaret överst:

Styrelsen: Har det yttersta ansvaret för bolaget och dess fortlevnad samt juridiska konsekvenser. Styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltning. Strategier och framtida mål kopplade till IT bör fattas på denna nivå, då ansvaret ligger här. I viss mån fattar styrelsen även beslut om nivå på informationssäkerhet.

Vd och ledning: Ansvarar för den löpande driften, där IT-stödet anses vara en del. Vd och ledning ansvarar för att rätt kompetens finns och tydliggör beslut om till exempel nivå på informationssäkerhet och krav på tillgänglighet för IT-drift inom olika delar i bolaget. Är även trolig beslutsnivå i förhandlingar om outsourcing.

IT-chef: Vid full outsourcing av IT-stödet blir IT-chefen ofta mer en inköpare av IT-tjänster. IT-chefen ska ändå ha överblick över organisationens behov och förse ledningen med beslutsunderlag. IT-chefen följer upp att leverans sker enligt avtal. Behöver troligtvis omvandla IT-risker till pengar för att skapa ett beslutsunderlag som vd och styrelse förstår. IT-chefen genomför beslut som fattas av vd och styrelse. Har inte mycket ansvar kopplat till IT-driften och IT-stödet i verksamheten om problem uppstår.

Outsourcingpartner: Har enbart det ansvar som framgår av avtalet. Inget annat! Risken finns att detta ansvar blir än mer otydligt om nätverk och applikationer finns hos olika leverantörer och det uppstår osäkerhet om hos vem problemet ligger. Om avtalen inte är tydliga går outsourcingpartnern i de flesta fall skadefri, vilket innebär att ni som bolag betalar allt.

Räkna på kostnader

Om outsourcingpartnern garanterar en tillgänglighet på 99 procent, hur stor skada tar bolaget om IT-driften inte är tillgänglig drygt 3,5 dagar om året (1 % x 365 dagar x 24 timmar)? Vad kostar det om problem inte åtgärdas inom en vecka från anmälan (om så ska ske enligt avtalen)? Ansvaret för outsourcingen ligger i hur avtalen skrivs och godkänns samt i hur styrelse och ledning beslutar och kommunicerar om instruktioner och nivåer.

Om ditt företag redan har outsourcat – läs igenom avtal och omförhandla om ni inser att de inte passar bolaget. Är ni på väg att outsourca? Försök få till klara avtal som passar er nivå vad gäller kravet på tillgänglighet. Är ni för små för att kunna göra något åt avtalen? Hitta en outsourcingpartner som ni arbetar tillsammans med, där ansvaret fördelas på ett rimligt sätt mellan er och där ni får hjälp att göra det ni kan för att minska riskerna.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.

Hur kan du utveckla ditt företag?

Ibland kan det vara svårt att se de möjligheter till utveckling och effektivisering som finns i företaget. Vi har lång erfarenhet av de utmaningar som du och ditt företag kan ställas inför – oavsett om det gäller revision, redovisning, skatt eller rådgivning.

Relaterade artiklar

Välkommen till Drivkraft

    Kontakt

    Är du intresserad av våra tjänster? Vill du göra en offertförfrågan? Kontakta oss via formuläret nedan så återkommer vi så snart vi kan. Du kan även kontakta ett lokalt kontor.

      Nyhetsbrev