Hanteringen av semester kan vara både komplicerad och tidskrävande. I denna artikel får du veta mer om hur du undviker fallgropar och säkerställer att semesterårsskiftet hanteras korrekt enligt semesterlagen.

Varje år ska du som arbetsgivare utföra ett semesterårsskifte för att beräkna dina anställdas semesterdagar under det nya semesteråret. Enligt semesterlagen löper semesteråret och intjänandeåret från den 1 april till den 31 mars. Inför och i samband med semesterårsskiftet finns det vissa punkter som är särskilt viktiga att ta hänsyn till för dig som arbetsgivare.

Kontroller i lönesystemet

En felinställning i lönesystemet kan få stora konsekvenser, både för antalet semesterdagar och värdet på dessa. Därför bör du stämma av att inställningarna och beräkningsunderlaget är korrekta. Några tips är att:
• kontrollera semesterrätt och semesteravtal för samtliga anställda
• stämma av lönearter
• stämma av att frånvaro har hanterats korrekt under intjänandeåret.

Betalda semesterdagar

Det är arbetsgivarens skyldighet att säkerställa att anställda tar ut minst 20 betalda semesterdagar under semesteråret. Se därför över dina anställdas semesterdagar och se till att de planerar in semesterledighet i god tid före den 31 mars.

Sammalöneregeln eller procentregeln

Förenklat kan man säga att sammalöneregeln ska användas vid fast lön och procentregeln vid rörlig lön. Det finns dock fall när arbetsgivaren måste använda procentregeln trots fast lön. Detta gäller bland annat om den anställda har ändrat sysselsättningsgrad eller fått en rörlig del utbetalad som är minst 10 procent av den sammanlagda bruttolönen under semesteråret. I dessa fall är det viktigt att ändra semesteravtal, så att värdet på semesterdagarna blir korrekt beräknade. Notera att andra regler om semesteravtal kan gälla enligt kollektivavtal.

Sparade semesterdagar

En anställd får endast spara det antal betalda semesterdagar som överstiger 20. Vid en semesterrätt på 25 får således 5 dagar sparas. Det är arbetsgivarens skyldighet att se till att de sparade dagarna tas ut inom 5 år. Innan sparade dagar får tas ut måste alla årets betalda dagar ha tagits ut. Värdet på sparade semesterdagar har enligt lag samma värde som årets betalda dagar, men vissa kollektivavtal kan avvika från detta.

Utbetalning av semester i pengar

Huvudregeln är att semester ska tas ut i ledighet. Annars kan arbetsgivaren riskera att få betala skadestånd till den anställda. Det finns dock några fall då semesterdagar får betalas ut i pengar i enlighet med semesterlagen:
• I form av slutlön när en anställd slutar.
• Vid långtidsfrånvaro på heltid under i stort sett hela semesteråret.
• Vid byte av semester- och intjänandeår.
• Vid korttidsanställning på högst tre månader.

Observera att semesterlagen är semidispositiv. Det betyder att vissa delar av lagen kan avtalas bort genom kollektivavtal, men endast om det är till fördel för den anställda. Vid semesterhantering och semesterårsskifte är det därför viktigt att utöver semesterlagen ta hänsyn till kollektivavtalet, om ett sådant finns.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.