Spara räkenskapsinformationen digitalt eller på papper?
Det är ett lagkrav att all räkenskapsinformation ska arkiveras i 7 år. I dag är det vanligt med digital hantering, till exempel foton på kvitton för utlägg och inläsning av filer från banken. Vad gäller då för att uppfylla arkiveringskravet?
Fotade kvitton
För kvitton som förs över till digital form räcker det att pappersoriginalet sparas innevarande år + 3 år om den digitala kopian arkiveras under resterande 4 år. Kom ihåg att när det gäller anställdas utlägg, så ska papperskvittot sparas hos företaget, inte hos den anställde!
Leverantörsfakturor
Här gäller samma regler som för kvitton. Fakturor ska arkiveras i sin ursprungliga form, men om du använder dig av fakturaskanning så är det den digitala fakturan som ska sparas i 7 år medan ursprungsfakturan ska sparas i 3 år.
Bankfiler
Även filer från banken, till exempel för återrapportering av utbetalningar, är räkenskapsmaterial. De ska arkiveras i elektronisk form under hela arkiveringstiden, det vill säga 7 år.
Kundfakturor
Här kan du välja i vilket format du vill arkivera dina fakturor − digitalt eller utskrivna på papper. Du behöver med andra ord inte skriva ut alla fakturor om du vanligen skickar dessa elektroniskt eller som pdf till dina kunder.
Vem är ytterst ansvarig för arkiveringen?
I ett aktiebolag är styrelsen ytterst ansvarig för arkiveringen. I en enskild näringsverksamhet är den enskilde näringsidkaren ytterst ansvarig.
För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor. Du kan även läsa mer i denna artikel.
Hur kan du utveckla ditt företag?
Ibland kan det vara svårt att se de möjligheter till utveckling och effektivisering som finns i företaget. Vi har lång erfarenhet av de utmaningar som du och ditt företag kan ställas inför – oavsett om det gäller revision, redovisning, skatt eller rådgivning.
Relaterade artiklar
5 enkla tips för att hålla ordning i kundreskontran
Obetalda kundfakturor, sena påminnelser till kunder och stora nedskrivningar vill de flesta företag undvika. Kundreskontran är ett bra verktyg för detta och därmed viktig att hålla i ordning.
- bokföring • 2021/04/15
- 4 min
Hur hanterar du bluffakturor?
Ju mer digitaliserade vi blir, desto mer ökar risken för att vi ska bli lurade. Vissa företagare får dagligen bluffakturor, bluffmejl eller bluffsamtal. Vad gör du med en felaktig faktura? Hur hanterar du misstänkta bluffsamtal?
- fakturor • 2018/03/22
- 3 min
Kraven som ställs på ditt kassaregister
Om din verksamhet säljer varor eller tjänster där faktura inte upprättas och betalning sker med kort eller kontanter vid försäljningstillfället är sannolikheten stor att du måste ha ett certifierat kassaregister. Det ställs många krav på kassaregistren som är viktiga att ha koll på för att inte riskera en kontrollavgift.
- kassaregister • 2021/06/13
- 4 min
Välkommen till Drivkraft