Det är ett lagkrav att all räkenskapsinformation ska arkiveras i 7 år. I dag är det vanligt med digital hantering, till exempel foton på kvitton för utlägg och inläsning av filer från banken. Vad gäller då för att uppfylla arkiveringskravet?

Fotade kvitton

För kvitton som förs över till digital form räcker det att pappersoriginalet sparas innevarande år + 3 år om den digitala kopian arkiveras under resterande 4 år. Kom ihåg att när det gäller anställdas utlägg, så ska papperskvittot sparas hos företaget, inte hos den anställde!

Leverantörsfakturor

Här gäller samma regler som för kvitton. Fakturor ska arkiveras i sin ursprungliga form, men om du använder dig av fakturaskanning så är det den digitala fakturan som ska sparas i 7 år medan ursprungsfakturan ska sparas i 3 år.

Bankfiler

Även filer från banken, till exempel för återrapportering av utbetalningar, är räkenskapsmaterial. De ska arkiveras i elektronisk form under hela arkiveringstiden, det vill säga 7 år.

Kundfakturor

Här kan du välja i vilket format du vill arkivera dina fakturor − digitalt eller utskrivna på papper. Du behöver med andra ord inte skriva ut alla fakturor om du vanligen skickar dessa elektroniskt eller som pdf till dina kunder.

Vem är ytterst ansvarig för arkiveringen?

I ett aktiebolag är styrelsen ytterst ansvarig för arkiveringen. I en enskild näringsverksamhet är den enskilde näringsidkaren ytterst ansvarig.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor. Du kan även läsa mer i denna artikel.