Drivkraft

Ange ditt sökord

Sammanfallande semesterår – detta bör du tänka på som arbetsgivare

Har ditt företag sammanfallande semester- och intjänandeår? Då finns det några saker du bör tänka på för att undvika ofördelaktiga konsekvenser – både för dina anställda och dig som arbetsgivare.

En vanlig avvikelse från semesterlagen är att arbetsgivaren tillämpar ett semesterår som sammanfaller med intjänandeåret. Semesteråret brukar då följa ett kalenderår, det vill säga 1 januari till 31 december, men det kan även förekomma andra perioder.

Vad innebär sammanfallande semesterår?

Sammanfallande semester- och intjänandeår innebär att perioden för intjänande respektive uttag är densamma. Då behöver anställda inte tjäna in semestern före uttag, utan kan ta ut betald semester samma år som den tjänas in. Det råder avtalsfrihet att låta intjänandeåret och semesteråret sammanfalla, eftersom det ses som förmånligare än semesterlagen. Det betyder att avtal kan träffas både enskilt, lokalt och centralt.

Nedan följer fyra saker som är särskilt viktiga för arbetsgivare att ta hänsyn till.

1. Preliminär semester/förskottssemester

Betalda semesterdagar som en anställd får i början av semesteråret ska ses som ett förskott. Anledningen är att dagarna kan tas ut i ledighet innan de har tjänats in. Om den anställde arbetar hela året har denne tjänat in samtliga semesterdagar fram till semesterårets slut. Men om det sker någon förändring under året som påverkar semesterintjänandet, kan den anställde bli återbetalningsskyldig. Intjänandet kan påverkas av frånvaro, ändrad sysselsättningsgrad eller om personen slutar under semesteråret. Det är inte förrän vid semesterårets slut som den definitiva semesterlönen kan beräknas. Det innebär att det alltid finns en viss osäkerhet kring vad resultatet kommer att bli.

2. Kvittningsregler

För att en arbetsgivare ska få kvitta för mycket utbetald semester mot lön och andra ersättningar, krävs ett kvittningsmedgivande från den anställde eller stöd i kollektivavtal. Annars får skulden endast kvittas mot eventuell sparad semester.

Om man som arbetsgivare har skrivit in rätten till kvittning i anställningsavtalet är det viktigt att komma ihåg att den anställde kan ta tillbaka sitt medgivande. Det är inte heller säkert att medgivandet skulle gälla vid en tvist, eftersom det saknas belopp och tidpunkt. Därför bör kvittningsmedgivandet vara individuellt och gälla ett specifikt belopp vid ett givet tillfälle. Det är även bra att i exempelvis personalhandboken informera om vilka semesterregler som gäller.

3. Löpande uppdatering

Vid sammanfallande år bör intjänade semesterdagar uppdateras löpande. Det kan vara en god idé att uppdatera dagarna varje månad med hänsyn till frånvaro, ändrad sysselsättningsgrad och anställda som slutar. På så sätt minskar risken att anställda tar ut för många betalda dagar. Ett tips är även att hålla koll på anställda som arbetar färre än fem dagar i veckan. I dessa fall ska semesterdagarna räknas om till nettodagar.

Ett exempel: Klara har 25 semesterdagar och har under året börjat arbeta 4 i stället för 5 dagar i veckan. Hennes semesterdagar räknas då om enligt formeln (antal arbetsdagar per vecka efter förändringen/antal arbetsdagar innan förändringen) * kvarvarande semesterdagar, vilket blir (4/5*25) =20. Klara får alltså 20 nettodagar. Omräkning till nettodagar gäller även sparade semesterdagar

4. Nyanställda

Informera gärna nyanställda om vad som gäller vid sammanfallande semester- och intjänandeår. Informationen bör ges vid onboardingen och finnas i företagets personalhandbok. Nyanställda har rätt till betalda semesterdagar i proportion till antalet anställningsdagar som återstår av semesteråret. Anställda som inte har tjänat in fler än 20 dagar, måste ta ut samtliga dagar i ledighet före utgången av semesteråret. Endast semesterdagar som överstiger 20 får sparas till nästkommande år.

Ett exempel: Henrik börjar den 25 juli med en semesterrätt på 25 dagar. Han tjänar då in 11 dagar fram till och med den 31 december som måste tas ut senast den 31 december.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.

Hur kan du utveckla ditt företag?

Ibland kan det vara svårt att se de möjligheter till utveckling och effektivisering som finns i företaget. Vi har lång erfarenhet av de utmaningar som du och ditt företag kan ställas inför – oavsett om det gäller revision, redovisning, skatt eller rådgivning.

Relaterade artiklar

Välkommen till Drivkraft

    Kontakt

    Är du intresserad av våra tjänster? Vill du göra en offertförfrågan? Kontakta oss via formuläret nedan så återkommer vi så snart vi kan. Du kan även kontakta ett lokalt kontor.

      Nyhetsbrev